Consigli e strumenti per la comunicazione istituzionale

Quali sono gli elementi fondamentali per una buona comunicazione istituzionale? È la domanda a cui, da qualche anno a questa parte, chiunque si trovi chiamato nel merito, non sa dare una risposta univoca. A patto che ci sia.

Ed il motivo è semplice: i mezzi di comunicazione, negli ultimi anni, sono cambiati e in qualche modo, l’esposizione mediatica di singoli e istituzioni è aumentata, talvolta in maniera esponenziale. Proviamo a dare, quindi, qualche indicazione.

Come si ottiene una buona comunicazione istituzionale

Partiamo dalle basi. Saper comunicare in maniera chiara e sufficientemente sintetica soprattutto sui social dovrebbe essere, oggi, una delle priorità di ogni attività, ancor di più se essa si concentra sulla promozione di un singolo soggetto, personaggio pubblico che ricopre una carica istituzionale, o di un vero e proprio ente.

In tali casi è necessaria un’accurata comunicazione che consenta di far luce sui punti di forza, sulle azioni che vengono poste in essere nell’attività quotidiana e quelle che si hanno in progetto di realizzare nel futuro.

Nella prima ipotesi, la comunicazione istituzionale sul profilo social o sul sito relativo ad un personaggio politico che ricopre una carica elettiva assume un duplice ruolo.

Innanzitutto, quello volto a dimostrare l’impegno e l’efficienza dell’azione politica quotidiana nel contributo che si dà al funzionamento della macchina amministrativa e della cosa pubblica in generale.

Insieme a ciò, è fondamentale che il cittadino non “perda di vista” l’amministratore per il quale ha votato e che, in futuro, probabilmente, rivedrà come candidato. Di qui, anche l’interesse di quest’ultimo a creare una memoria storica nell’elettore che, alla prossima tornata, ricorderà le azioni politiche messe in campo negli anni precedenti.

Seguire passo passo, nell’arco della sua giornata lavorativa, una persona che, nella sostanza, lavora per portare in alto l’interesse pubblico, conferisce una marcia in più allo stesso, proprio perché riesce a comunicare con l’evidenza dei fatti l’impegno che mette nell’adoperarsi per i cittadini della comunità di cui fa parte.

Importante, su tutto, è la chiarezza dell’informazione elargita: il nostro pubblico non ha nulla a che vedere con il magico mondo degli addetti ai lavori. A che servirebbe una comunicazione tecnica, ricca di fronzoli, se poi, colui a cui è (o dovrebbe) esser destinato il mio messaggio non ci capisce nulla?! Domanda retorica.

E se la comunicazione istituzionale è di un Ente?

Altrettanta importanza è ricoperta dalla comunicazione istituzionale ideata dagli enti pubblici che, soprattutto negli ultimi tempi, sono sempre più vicini al cittadino e quindi al suo modo di comunicare.

Le pagine Facebook dei comuni d’Italia stanno spopolando sul celebre social media, e ciò permette, in molti casi, di dare avvisi di ogni genere alla popolazione residente e non, utilizzando lo strumento potentissimo della rete.

In questo modo si viene a creare un canale sempre aperto di comunicazione tra l’ente e i cittadini che, in tal senso, si sentono più vicini all’amministrazione pubblica e, al contempo, maggiormente tutelati nella difesa dei propri interessi.

A volerla raccontare tutta, talvolta le pagine istituzionali diventano lo sfogatoio di cittadini non contenti di una determinata scelta o arrabbiati per una risposta contraria alle loro aspettative. Questo aspetto rende la comunicazione istituzionale ancor più complicata, perché essendo un canale ufficiale di un Ente ne va garantita la terzietà e imparzialità.

Non sempre è successo, forse qualcuno ricorderà cosa combinò la social media manager, chiaramente sotto pressione, di Inps per la Famiglia in risposta ad alcuni commenti?!

Ma quali sono punti chiave per una comunicazione istituzionale efficace?

In entrambi i casi, i punti focali da tenere bene in mente per dar vita ad una comunicazione efficace sono semplici:

1. Chiarezza e semplicità d’esposizione nella stesura dei contenuti, ancor meglio se accompagnati da un contributo multimediale (foto o video);
2. Costanza (e pazienza!) nel fornire le informazioni utili al cittadino che si rivolge quotidianamente all’utilizzo della rete per risolvere i più svariati dubbi, da quelli più banali a quelli di reale necessità pratica;
3. Tempestività nel dare le notizie relative a episodi improvvisi, frequenti o meno che siano.

Osservando queste semplici regole è possibile catturare l’attenzione e migliorare l’efficienza della comunicazione che oggi svolge un ruolo cruciale nella gestione di una qualsiasi attività di impresa, ricoprendo la medesima importanza anche nella promozione di figure pubbliche ed istituzionali, che siano singole o rappresentate da enti complessi.